"Prošiveni i numerirani x broj listova" je možda jedina stvar koja vam pada na pamet kada je u pitanju potreba za spajanjem dokumenata. Kako spojiti dokumente? Pridošlica odmah zamišlja hrpe papira, čvrsto spojene bankovnim špagom, prekrivene zajedljivom prašinom, negdje u kutu računovodstvenog ili kadrovskog ureda.
Međutim, nije sve tako jednostavno i površno kao što se čini na prvi pogled. Što trebate znati kako biste izbjegli pogreške u ovoj teškoj stvari? Kako šivati dokumente nitima prema fotografiji? Ova pitanja će biti detaljno razmotrena u uputama korak po korak.
Zašto se koriste staromodne spajalice?
Postoje mnoge vladine agencije koje mogu zahtijevati dokumente sašivene ne na tvornički način, već ručno, pomoću konca. Ovo je, prije svega, porezna inspekcija, arhiv, traže da se dokumenti zašiju nitima tijekom primanja papira zaregistracija individualnih poduzetnika, registracija pravne osobe ili dokumentacija za natječaj. Kako pravilno spajati dokumente, pokazuje fotografija broj 2. Obično koristite debeli konac i debelu iglu.
Vjeruje se da je vrijednosne papire uvezane na ovaj način teže izgubiti, krivotvoriti ili zamijeniti listove. Neke organizacije, upravo zbog toga, koriste takav "djedov" oblik pričvršćivanja važnih dokumenata. Postoji još jedan argument - ponekad su papiri strogo povjerljivi, a menadžeri, bojeći se javnosti ili utjecaja konkurencije, takav posao povjeravaju samo osobi od povjerenja, odnosno odbijaju pomoć specijaliziranih tvrtki..
Važno
Neispravno spojeni dokumenti mogu uzrokovati odbijanje registracije ili preregistracije poduzeća, prihvaćanje papira u arhivi, dovesti do uklanjanja organizacije iz natječaja, utjecati na odluku regulatornog tijela u slučaju revizije organizacije.
Postoje li jedinstvene norme?
Do danas ne postoje jasna pravila o tome kako spojiti dokumente nitima prema jednom uzorku. Postoje samo preporuke i upute. U osnovi, poduzeća koriste metodološki razvoj Rosarhiva, koji je odobren naredbom broj 76 2009. godine, zahtjeve GOST-a "Uredski rad i arhiviranje", kao i upute Centralne banke Rusije..
Pripremna faza
Svi dokumenti za spajanje moraju se pregledati, ako ima tragova olovkom, obrišite ih. Važnopažljivo razmotrite svaku stranicu, isključite ih od lijepljenja jedna za drugu, osigurajte logičan i ispravan slijed dokumenata u hrpi. Uklonite oštre predmete, pribadače, spajalice ili spajalice jer mogu oštetiti konac za uvez i uzrokovati gubitak dokumenta. Stranice je potrebno numerirati jednostavnom crnom olovkom, u desnom kutu, upotreba tinte, uključujući i boju, nije dopuštena. Ne možete numerirati preblizu tekstu dokumenta, što se više preklapa. Samo je prednja strana lista numerirana. Ukupni volumen klamanog dokumenta ne smije biti veći od 250 listova, a visina uvezanog i numeriranog dokumenta ne smije biti veća od 4 centimetra. Primjer kako šivati dokumente nitima prikazan je na fotografiji.
Sljedeća faza pripreme je odabir alata. Da biste ispravno šivali dokumente s nitima, trebat će vam: šilo, posebne niti, omot od kartona, kao na fotografiji. U nekim slučajevima koristi se bušilica za rupe. Kako i čime spojiti dokumente, svaki stručnjak odlučuje za sebe. Najprikladnije je koristiti oštre niti ili bankovne špage, u nekim slučajevima koriste se vunene niti ili čipke. Najčešće nose funkciju ukrasa. Obično ozbiljna izvješća koriste stroži stil. Pripremite sami dokumente i obrazac za inventuru.
Neke suptilnosti
- Listovi velikog formata, na primjer, A3 ili A2, također moraju biti numerirani. Da biste to učinili, potpuno je proširen i numeriran prema općim pravilima. Zatim presavijeni i pažljivo zalijepljen izakut.
- Ako je potrebno poslati pismo, ono se otvara, prvo se numerira sama omotnica, a zatim redom stranice pisma.
- Omot dokumenta nije numeriran. Također, naslovna stranica se ne numerira ako nema naslovnice. Međutim, drugi list već je numeriran brojem "2".
- Ako je broj listova veći od 250, tada se dijele na sveske. Ova praksa je uobičajena na sudovima. Svaki svezak mora biti zasebno numeriran.
- Kako spajati dokumente ako nije moguće naznačiti broj lista u gornjem desnom kutu ili je cijeli list zauzet? To se često događa, na primjer, prilikom numeriranja fotografije, u tom slučaju je dopušteno numeriranje sa stražnje strane.
- U slučaju pogrešne numeracije, broj možete precrtati. Međutim, ispravak se mora potvrditi potpisom.
- Ako se ne preskoče više od dva lista, dopušteno je koristiti slovnu oznaku za preskočene stranice. Digitalna numeracija glavnog dokumenta se ne mijenja, ali se povećava broj listova. U tom slučaju potrebno je o tome upozoriti osobu koja će primiti dokumente.
- Ako je potrebno numerirati dokument koji je već numeriran ili ima numeraciju, tada će biti ponovo numeriran.
- Ako se listovi u dokumentaciji ne mogu odvojiti ili su zalijepljeni zajedno, numeriraju se kao jedan list. To se događa ako je na dokument, na primjer, zalijepljen ček, fotografija ili isječak iz novina. No, istovremeno je potrebno sastaviti inventuru, a u stupcu “Napomena” ili u natpisu ovjere nužno je razjasniti koji su dokumenti zalijepljeni, na koju stranicu i što su sadržavali.
Koji se dokumenti najčešće šivaju koncem? Prije svega, dokumenti o osnivanju i osnivanju. Najčešće su malog volumena, lakše se probijaju šilom, a šivanje je jednostavno. Postoji nekoliko tehnologija za šivanje, možete napraviti dva uboda, tri ili pet. Tri rupe su najčešća opcija. Pet rupa će vam dobro doći kada su neki dokumenti manji od drugih, a spoj pet rupa pomoći će da se bolje poprave. Heftanje s pet rupa koristi se ako su dokumenti visoke vrijednosti, to će smanjiti rizik njihove zamjene.
Kako pravilno šivati dokumente nitima: upute korak po korak
- Složite listove, poravnajte rubove.
- Provjeri redoslijed listova.
- Obilježite olovkom mjesta budućih uboda simetrično u sredini na lijevoj strani lista. To se može učiniti i na jednom listu i na svim.
- Neophodno je odstupiti od teksta najmanje 1,5 centimetara.
- Oznake moraju biti strogo okomite, dopuštena je udaljenost do tri centimetra jedna od druge.
Ako je dokument dovoljno velik, prikladnije ga je probušiti šilom. Obično počnite od gornje rupe.
Ako nije moguće koristiti tvornički omot, kao na slici, tada se prvi i zadnji list mogu zalijepiti tankom trakom kartona kako bi se spriječilo oštećenje stranica. Važno je odabrati ispravnu duljinu konca, obično između 50 i 80 cm.
Klasično šivanje koncem - tri rupe
Analizirajmo opciju kako sašiti dokumentekorak po korak u tri rupe. Ovo je klasična i najčešća opcija za pohranjivanje papira u arhivu ili za ovjeru. Kako pravilno šivati dokumente nitima u ovom slučaju bolje se vidi na fotografiji.
Spustite iglu i konac ispod hrpe dokumenata, izvucite ih kroz rupu broj dva. Ne smijemo zaboraviti na mali "rep" dug 7-8 cm, on će nam ipak dobro doći. S prednje strane usmjeravamo iglu u gornju rupu, a zatim vraćamo iglu u najnižu rupu br. 3. Zatim igla "roni" u središnju rupu, kao rezultat toga, obje niti ostaju ispod. Sada se mogu vezati.
Dalje, dokument mora biti ovjeren, zalijepljen list papira, na vrhu se stavlja pečat i potpis odgovorne osobe. Kako pravilno sašiti dokumente i učvrstiti čvor nitima, možete vidjeti na fotografiji.
Osim toga, inventar je zalijepljen na poleđini posljednjeg lista. Natpis se može napraviti ručno ili koristiti gotove šablone, kao na fotografiji.
Kako spajati dokumente u četiri rupe?
Tehnologija probijanja s četiri rupe gotovo je identična. Jedina razlika je u tome što je dokument prošiven od vrha do dna. Izgleda kao šivanje. Samo u ovom slučaju ponavlja se obrnutim redoslijedom, prvo odozgo prema dolje, zatim odozdo prema gore. Tako su kravate homogene bez praznina, kao da su ušivene na divovskom šivaćem stroju.
Posebne prilike
Ponekad je dopušteno spajanje dokumenata ne okomito, već u kutu. NAto su uglavnom papiri za financijsko izvješćivanje, koji uključuju pričvršćivanje novčanih traka, čekova na desnoj strani. Takvi dokumenti su ušiveni na kutu. Koraci su isti kao i za standardnu montažu dokumenata, samo su rupe probušene na kutu. Obično su dva. List je zalijepljen točno na kut. Nadalje, postupak je sličan - ovjerava se, stavlja se pečat.
Zaključak
U procesu pripreme i klamanja dokumenta važno je unaprijed razmisliti o načinu spajanja dokumenata kako biste izbjegli sve vrste više sile. Na primjer, ponekad trebate napraviti kopiju dokumenata koji su već uvezani i arhivirani. O takvim trenucima vrijedi se brinuti unaprijed. Obično stručnjaci za ljudske resurse ili računovodstvo mogu unaprijed pogoditi koji dokument se prvo mora provući putem fotokopirnog stroja. To uvelike pojednostavljuje rad i štedi vrijeme.
